Checklist: 10 Vragen die je moet stellen voordat je GWW software aanschaft

25 september 2025
om 12:29

De keuze voor nieuwe bedrijfssoftware in de GWW is een belangrijke beslissing. De kans is groot dat je de administratieve basis al op orde hebt. Je financiën draaien bijvoorbeeld op een pakket als Exact, AFAS of Snelstart. Voor de calculatie en bestekadministratie vertrouw je bijvoorbeeld op specialisten zoals IBIS, Bakker&Spees of InfraCalc.

Je bent dus voor en na een project perfect voorbereid. Maar daartussen? In de chaos van de dagelijkse projectuitvoering? Daar ontstaat vaak een gat. Welke app overbrugt de kloof tussen kantoor en buiten? Welke tool begrijpt de taal van de vakman en maakt de perfecte integratie naar de systemen binnen?

Deze checklist is speciaal ontworpen om je te helpen die cruciale, ontbrekende schakel te vinden: de operationele software die je projectuitvoering stroomlijnt en verbindt.

De ultieme checklist voor GWW software

Gebruik deze vragen als leidraad in je zoektocht. Een leverancier die hier volmondig ‘ja’ op kan antwoorden, begrijpt de unieke uitdagingen van onze sector.

1. Is de software ontwikkeld voor de praktijk in het veld?

Dit is de allerbelangrijkste vraag. Veel softwarepakketten zijn ontworpen vanuit een kantoorperspectief en later ‘mobiel gemaakt’. Dat werkt niet. Jouw mensen buiten zijn de belangrijkste gebruikers. Is de app intuïtief en simpel genoeg voor iemand die zelden een computer gebruikt? Kun je een uur, een inspectie of een foto vastleggen in minder dan een minuut? Vraag naar de filosofie achter de software. Is het ‘top-down’ of, zoals bij Infrabox, ‘bottom-up’ ontwikkeld vanuit de straat?

2. Is het een échte alles-in-één oplossing voor de uitvoering?

Niemand zit te wachten op vijf verschillende apps voor uren, planning, materieel, projecten en veiligheid. Losse tools creëren datasilo’s en inefficiëntie. Een écht geïntegreerd platform voor de projectuitvoering zorgt ervoor dat informatie naadloos stroomt. Als een planner of uitvoerder een vakman inplant, moet hij of zij daar direct de uren op kunnen schrijven. Vraag of alle operationele kernmodules – Urenregistratie, Planning, Materieelbeheer, Projectbeheer en KAM/VGM– in één en dezelfde app zitten.

3. Hoe snel kan mijn team ermee aan de slag?

Een implementatietraject van maanden is een enorme rem op je bedrijfsvoering. Vraag naar de doorlooptijd. Hoe lang duurt het van de beslissing tot het moment dat je hele team volledig operationeel is? Moderne, cloud-gebaseerde software zou binnen no-time werkzaam moeten zijn, met minimale training.

4. Begrijpt de software de taal van de GWW?

De GWW is geen standaard bouwsector. Vraag of de software de RAW- en UAV-systematiek begrijpt. Kun je het bestek en de bestekposten vanuit je bestekadministratie (zoals IBIS of Bakker&Spees) naadloos overnemen in de app? Dit is essentieel om buiten de juiste productie te kunnen schrijven en binnen een correcte kostenbewaking te voeren.

5. Hoe helpt de software mij met Kwaliteit, Arbo en Milieu (KAM)?

Voldoen aan VCA, SCL en de nieuwe Wet kwaliteitsborging (Wkb) is cruciaal. Vraag hoe de software je helpt met je bewijslast. Kun je eenvoudig digitale werkplekinspecties uitvoeren? Kunnen medewerkers laagdrempelig VGM-incidenten melden? En kun je toolboxmeetings digitaal organiseren, inclusief presentielijst en toetsing?

6. Is de software schaalbaar en toekomstbestendig?

Je bedrijf groeit en je processen veranderen. Kan de software meegroeien? Kun je starten met een paar modules en later uitbreiden? En hoe zit het met innovatie? Wordt de software continu doorontwikkeld op basis van feedback uit de sector?

7. Is het verdienmodel transparant en voorspelbaar?

Pas op voor verborgen kosten. Vraag naar de volledige kostenstructuur. Betaal je per gebruiker, per module, of een vast bedrag? Zijn er extra kosten voor implementatie, training, support of updates? Een helder en voorspelbaar prijsmodel voorkomt vervelende verrassingen achteraf.

8. Hoe is de support en service geregeld?

Als er iets misgaat, wil je snel en deskundig geholpen worden. Is er een Nederlandse helpdesk? Begrijpen de supportmedewerkers de taal van de GWW? Vraag naar de bereikbaarheid en de gemiddelde reactietijd.

9. Verbindt de software de praktijk buiten met mijn systemen binnen?

Dit is de vraag die alles samenbrengt. Je operationele software moet geen eiland zijn. Een koppeling met je financiële pakket is wenselijk zodat uren, projecten, tarieven en medewerkers overgaan zonder overtypen vanuit de administratie. Vraag expliciet naar de koppelingsmogelijkheden met jouw bestaande software.

10. Wat zeggen andere GWW-bedrijven over de software?

De beste graadmeter voor kwaliteit is de ervaring van je collega-ondernemers. Vraag naar referenties en case studies van vergelijkbare bedrijven in de GWW en infra. Wat waren hun uitdagingen en hoe heeft de software die opgelost?

Maak de juiste keuze voor jouw projectuitvoering

Het selecteren van de juiste software gaat niet over het vervangen van je hele IT-landschap. Het gaat over het vinden van die perfecte, operationele hub die de brug slaat tussen je vertrouwde kantoorsystemen en de dynamische realiteit op je projecten.

Benieuwd hoe Infrabox antwoord geeft op al deze vragen? Ontdek onze alles-in-één app voor de projectuitvoering en ervaar zelf hoe je de cirkel van calculatie tot facturatie sluitend maakt.