Nooit meer fouten op de urenstaat: De ultieme gids voor foutloze urenregistratie in de GWW

11 september 2025
om 11:48

In deze gids analyseren we de meest kostbare fouten in traditionele urenregistratie en laten we zien hoe een moderne, digitale aanpak niet alleen problemen oplost, maar je hele bedrijf efficiënter en winstgevender maakt.

Elke dag staan jouw mensen met hun laarzen in de modder om fantastisch werk te leveren. Ze leggen wegen aan, realiseren complexe infraprojecten en houden onze openbare ruimte in topconditie. Het laatste waar jij en je team op zitten te wachten, is de administratieve chaos die volgt van de urenregistratie.

Ben je ook moe van de rompslomp met papieren urenbriefjes, eindeloze mails, foto’s via WhatsApp en onleesbare opmerkingen die steeds opnieuw ingetypt moeten worden? Je bent niet de enige, het is een frustratie van velen in de GWW- en infrasector. Die papieren rompslomp kost niet alleen tijd en energie, maar lekt ook ongemerkt geld uit je projecten.

De verborgen kostenpost: Herken jij deze 4 urenregistratie fouten?

De overstap van papier naar digitaal is geen luxe, maar een noodzaak. De volgende fouten sluipen er op papier onvermijdelijk in en hebben een directe impact op jouw bedrijfsresultaat.

Fout 1: Het koffievlekken- en hiërogliefenprobleem (Onleesbaarheid & verloren urenbriefjes)

Het scenario is je vast bekend: een urenbriefje dat een week in een werkbus heeft gelegen, is natgeregend, bedekt met koffievlekken of simpelweg onleesbaar gekrabbeld met straattaal en/of onbekende afkortingen. De administratie moet vervolgens puzzelen en gokken wat er staat. Nog erger: briefjes raken volledig kwijt. Het resultaat? Ongefactureerde uren, discussies met medewerkers en een onbetrouwbare projectadministratie.

Fout 2: De grote gissing aan het einde van de week (Onnauwkeurigheid)

Wanneer medewerkers op vrijdagmiddag hun uren voor de hele week moeten invullen, is de kans op fouten enorm. “Was ik dinsdag nu zeven of acht uur op dat project?” Deze onnauwkeurigheden lijken klein, maar tellen over een heel team en een heel jaar op tot duizenden euro’s aan te veel of te weinig gefactureerde uren. Dit ondermijnt je nacalculatie en geeft een vertekend beeld van de winstgevendheid van je projecten.

Fout 3: "Welk project was dat ook alweer?" (Verkeerde projectcodes boeken)

De planning is helder. Maar dan komt er een spoedklus tussendoor. Je mensen moeten snel schakelen, springen in de bus en lossen het op. Aan het einde van de dag, of soms pas op vrijdagmiddag, moeten de uren worden geschreven. De kans dat de uren van die spoedklus op een ander project worden geboekt, is enorm. Het boeken op verkeerde projecten sluipt er snel in. Heeft de uitvoerder het niet opgemerkt? Daar gaat de nauwkeurige kostenbewaking op je project. Dit leidt tot incorrecte facturen en, nog belangrijker, een compleet verkeerd beeld van de winstgevendheid.

Fout 4: De trage reis van de werkbus naar de factuur (Vertraging)

Een papieren urenbriefje moet fysiek van de buitendienst naar kantoor, worden gecontroleerd door een uitvoerder, worden ingevoerd door de administratie en pas daarna kan de factuur de deur uit. Dit proces kan gemakkelijk een week of langer duren. Deze vertraging heeft een directe, negatieve impact op je cashflow. Geld waar je recht op hebt, staat onnodig lang uit.

De oplossing in je broekzak: Hoe een mobiele app het proces transformeert

Stel je een wereld voor waarin elke gewerkte minuut, elke machine-uur en elk projectdetail direct, foutloos en zonder enige moeite wordt vastgelegd. Dat is de realiteit van digitale urenregistratie via een mobiele app die speciaal voor de praktijk is ontwikkeld. Een systeem dat, net als Infrabox, “vanuit de straat” is ontworpen.

Het elimineren van de bovenstaande fouten gebeurt in vier simpele, logische stappen:

Stap 1: Direct en eenvoudig invoeren buiten Urenregistratie wordt kinderspel. De vakman opent de app op zijn telefoon, ideaal voor jouw collega’s en onderaannemers die buiten aan het werk zijn. Dankzij de koppeling met de geavanceerde planningstool is het juiste project al gekoppeld. Ze vullen eenvoudig het digitale urenbriefje in met een handige sneltoets, voegen optioneel foto’s en opmerkingen toe en in minder dan één minuut is de urenregistratie op orde.
Stap 2: Real-time inzicht op kantoor en voor de uitvoerder Zodra de uren zijn ingediend, zijn ze onmiddellijk zichtbaar op kantoor. De uitvoerder ziet live de voortgang en kan direct accorderen. Er is geen wachttijd meer; de informatie is accuraat en up-to-date.
Stap 3: Foutloze koppeling aan projecten, productie en materieel Omdat medewerkers materieel uit een vooraf gedefinieerde lijst kiezen, behoren verkeerde codes tot het verleden. Je kunt naast uren ook eenvoudig de productie registreren door de benodigde bestekposten direct in het urenbriefje te kiezen of te omschrijven in eigen woorden. Zo bewaak je de voortgang van je project niet alleen in uren, maar ook in meters.
Stap 4: Versnelde goedkeuring en facturatie De projectleider keurt de digitale urenbriefjes met een duimpje omhoog of omlaag, en de technologie doet de rest. Automatische rapportages rollen eruit, waardoor de administratieve last verdampt. De data staat direct klaar voor de verdere salarisadministratie en, nog belangrijker, de facturatie. Het proces van gewerkt uur tot factuur wordt verkort van weken naar dagen, of zelfs uren.

Van kostenpost naar winstmotor: De voordelen van digitale urenregistratie

De overstap naar een digitale urenregistratie-app is meer dan alleen een efficiëntieslag. Het is een strategische keuze die direct bijdraagt aan een gezonder bedrijfsresultaat.

Maximale facturabiliteit: Je weet zeker dat elke gewerkte minuut correct wordt geregistreerd en gefactureerd.
Verbeterde cashflow: Door de enorme versnelling in het facturatieproces komt geld sneller binnen.
Betrouwbaar projectinzicht: Je hebt altijd een actueel en accuraat beeld van de kosten, waardoor je projecten beter kunt bewaken en toekomstige calculaties scherper kunt maken.
Enorme tijdsbesparing: Je bespaart kostbare tijd op de administratie, zowel in het veld als op kantoor, zodat je de focus kunt leggen op jouw echte prioriteiten.

Zet vandaag de stap naar foutloze urenregistratie

Ben je klaar om de chaos van papieren urenstaten en losse whatsappjes achter je te laten en de controle volledig terug te pakken? Het is tijd om je team te voorzien van gereedschap dat net zo modern en robuust is als het materieel waarmee ze werken. Er zijn in Nederland al ruim een miljoen urenbriefjes registraties in Infrabox gedaan.

Ontdek hoe de urenregistratie module van Infrabox speciaal is ontworpen voor de praktijk van de GWW en infra. Eenvoudig, snel en 100% accuraat.