Een scheve stoeptegel, een omvergereden paaltje of een beschadigd trottoir. Voor de gemeente Gorinchem zijn het dagelijkse onderhoudsklusjes die snel en goed moeten worden afgehandeld. Aannemer P. de Visser voert deze werkzaamheden uit en introduceerde daarvoor Infrabox bij de gemeente. Inmiddels werken beide partijen met dezelfde digitale informatie. Dat scheelt een hoop tijd, telefoontjes en onduidelijkheid, vertellen werkvoorbereider Nino Bogaard van gemeente Gorinchem en projectleider Martijn van Laar van P. de Visser.
Van urenbriefjes naar digitale registratie
Bij P. de Visser begon het gebruik van Infrabox zo’n tweeënhalf jaar geleden. “We werkten voor de urenregistratie nog gewoon met papieren briefjes”, vertelt Martijn. “Die moesten worden verzameld en ingeleverd op kantoor. Alleen komt niet iedereen daar wekelijks. Soms duurde het behoorlijk lang voordat we alle gegevens binnen hadden en er raakte ook weleens iets kwijt.”
Het bedrijf ging op zoek naar een digitale oplossing en kwam bij Infrabox terecht. “We zijn bewust begonnen met alleen de urenregistratie. Toen dat eenmaal goed liep, hebben we er stap voor stap andere functionaliteiten aan toegevoegd, zoals werkplekinspecties en toolboxmeetings.”
De overstap vroeg in het begin wat gewenning. Vooral bij medewerkers die jarenlang met papieren briefjes hadden gewerkt. “De jongere generatie pakte het meteen op. Oudere collega’s vroegen zich af of het niet veel te ingewikkeld was. Maar die werden vervolgens door de jongeren meegenomen. ‘Zo! Dit is makkelijk!’ Zeiden de mannen die eerst tegenstribbelden uiteindelijk.”
“Zo! Dit is makkelijk! Zeiden de mannen die eerst tegenstribbelden uiteindelijk.”
Eén werkwijze voor gemeente en aannemer
Toen P. de Visser inschreef op het onderhoudsbestek voor de verhardingen in Gorinchem, werd Infrabox ook opgenomen in het plan van aanpak. Na de gunning werd de software samen met de gemeente ingericht voor het afhandelen van kleine onderhoudswerkzaamheden.
Nino Bogaard, werkvoorbereider beheer en onderhoud wegen bij gemeente Gorinchem, kende Infrabox op dat moment nog niet. “We kregen een demonstratie waarin werd uitgelegd hoe we opdrachten konden aanmaken. Eigenlijk werkte het meteen heel intuïtief. We zetten een opdracht erin, voegen eventueel een foto of tekening toe en geven aan hoe urgent het werk is.”
De opdrachten komen onder meer voort uit meldingen van inwoners via Fixi. “Dat kan bijvoorbeeld een omvergereden paaltje zijn, maar ook een gevaarlijke situatie op een trottoir bij een zorgcentrum. In dat laatste geval wil je dat er snel iets gebeurt. Die prioriteit kunnen we meteen meegeven.”
Voorheen verliep veel communicatie via e-mail en telefoon. “Dan werd er soms nog nagebeld waar een locatie precies was. Nu staat alle informatie bij elkaar. Dat voorkomt onnodig heen en weer bellen en mailen.”
“Ik kan op de foto’s zien hoe het is opgeleverd,
en dat bespaart enorm veel tijd.”
Een foto zegt soms genoeg
Ook tijdens de uitvoering levert Infrabox voordelen op. De stratenmakers registreren hun gewerkte uren en voegen opmerkingen en foto’s toe. Martijn: “Daardoor hebben we veel sneller duidelijkheid. Als er iets anders is uitgevoerd dan vooraf bedacht, kunnen we dat meteen terugzien. De informatie is bovendien beschikbaar voor iedereen die erbij betrokken is, in plaats van dat die bij één uitvoerder blijft hangen.”
Voor de gemeente zijn vooral de foto’s waardevol. “De mannen van P. de Visser maken een foto voordat ze beginnen, soms zelfs tijdens de uitvoering en nog een wanneer het werk klaar is”, vertelt Nino. “Als er vier of vijf stoeptegels rechtgelegd moeten worden, hoef ik daarvoor niet meer zelf naar buiten. Ik kan op de foto’s zien hoe het is opgeleverd, en dat bespaart enorm veel tijd.”
Ook de administratieve afhandeling wordt eenvoudiger. De geregistreerde uren en werkzaamheden zijn terug te vinden bij de betreffende opdracht. “Je kunt precies nagaan wat er is uitgevoerd”, zegt Martijn. “Dat geeft duidelijkheid bij de afrekening en maakt het makkelijker om achteraf verantwoording af te leggen.”
“Het uitvoerdersdagboek gebruiken we nog maar relatief kort,
maar ik zie nu al hoeveel meerwaarde het heeft.“
Uitvoerdersdagboek geeft nog meer inzicht
Een relatief nieuwe functionaliteit waar P. de Visser inmiddels veel plezier van heeft, is het digitale uitvoerdersdagboek. Hierin leggen uitvoerders via hun telefoon vast wat er tijdens de werkzaamheden gebeurt. “De één hield zijn dagboek altijd keurig bij op de computer, terwijl een ander daar voortdurend mee achterliep”, vertelt Martijn. “Die laatste werkt nu gewoon via zijn telefoon en is daardoor helemaal bij. Dat maakt echt een groot verschil.”
In het uitvoerdersdagboek wordt veel gedetailleerder vastgelegd wat er buiten gebeurt. Denk aan de exacte locatie van werkzaamheden, de voortgang en eventuele bijzonderheden of afwijkingen. “Die informatie kan ik vervolgens weer gebruiken richting de opdrachtgever. Voorheen moest ik soms op verschillende plekken zoeken om alles bij elkaar te krijgen.”
Bijzonder is ook de AI-functionaliteit die aan het uitvoerdersdagboek is gekoppeld. Daarmee kan Martijn gericht informatie uit de registraties opvragen. “Ik kan bijvoorbeeld vragen om alle meerwerkzaamheden of afwijkingen uit een bepaalde periode te verzamelen. Dan krijg ik een overzicht met de bijbehorende gegevens en datums. Je hoeft dus niet meer zelf honderden pagina’s door te nemen.”
Volgens Martijn is dat een belangrijke stap vooruit. “Het uitvoerdersdagboek gebruiken we nog maar relatief kort, maar ik zie nu al hoeveel meerwaarde het heeft.”
Duidelijkheid bij onderhoud
Naast de dagelijkse tijdwinst ziet Nino mogelijkheden om de verzamelde informatie breder te gebruiken. “We kunnen bijvoorbeeld zien hoeveel meldingen en kleine werkzaamheden er in een bepaalde periode zijn geweest. Dat is heel prettig, want anders moet je die informatie bij verschillende collega’s verzamelen.”
Ook terugkerende problemen worden inzichtelijker. “Als we op dezelfde locatie regelmatig een paaltje moeten terugzetten, kun je je afvragen of dat paaltje wel op de juiste plek staat. Met die gegevens kunnen we op termijn betere keuzes maken.”
Voor Martijn zit de kracht vooral in de eenvoud waarmee informatie wordt vastgelegd en gedeeld. “De mensen buiten registreren wat ze hebben gedaan en wij kunnen er direct mee verder. Daardoor verloopt het hele proces sneller en met minder vraagtekens achteraf.”
De ervaringen in Gorinchem laten zien hoe een digitale werkwijze gemeente en aannemer dichter bij elkaar brengt. En dat begint soms heel eenvoudig: met een duidelijke opdracht, een paar geregistreerde uren en twee foto’s.
Wilt u ook meer overzicht in onderhoudswerkzaamheden en de samenwerking tussen opdrachtgever en aannemer? Neem contact met ons op en ontdek wat Infrabox voor uw organisatie kan betekenen.
Delen:
Volg Infrabox
Schrijf je in!
Nieuwsbrief
Registreer je nu voor de Infrabox
nieuwsbrief en blijf up-to-date!
Recent nieuws
Hoe Lindeloof met Infrabox organisatiebreed uniform werkt
Lindeloof zet Infrabox organisatiebreed in voor planning, KAM-zaken en communicatie. Directeur Roland Martinus en projectcoördinator Merijn van der Borst vertellen wat dat hen dagelijks oplevert.
Hanenberg Wegenbouw
Hanenberg Wegenbouw vertelt over de toegevoegde waarde van infrabox – de slimme online tool voor de grond- weg en waterbouwsector.
Witteveen Surhuisterveen
Door Infrabox besparen Witteveen Surhuisterveen én hun opdrachtgevers veel tijd en kosten. Projectmanagement, personeelsplanning en kostenbewaking van rioleringswerkzaamheden, toolboxmeetings, melding van VGM-incidenten en o.a. werkplekinspecties.
